仕事の書類処分 ー 書類溶解サービス
仕事が一区切りついたので、執務デスク周りの片づけデー。
仕事柄図面も多くて、
個人邸の場合は間取り図とか、名前とか、取扱厳重注意の書類が多いです。
シュレッダーがいいのかなとも考えた時期もありましたが、多量になるとゴミの集積にも出せないし、
シュレッター自体、ものすごく細かく裁断できるものはとても高額だし、
一度に裁断できるのはせいぜい５枚くらいまでがいいところ。
しかもA4サイズが主流で、A3図面だと折ったり、１/2にあらかじめ切らないと入れられない。
シュレッダー自体、仕事用に使うにはスペースも取り、
連続運転は制限があるなどから、時間も手間もかかるので、断念しました。
そこで、溶解処理の証明書も出してくれるということで。
いろいろ調べて、結局やはり大手が安心と思い、
- 佐川急便
- ヤマト運輸
- 大塚商会
以上の三社にコンタクトとってみました。
（スポンサーリンク）
１.佐川急便 機密文書リサイクル便
機密文書リサイクル便 http://www.sagawa-exp.co.jp/service/kimitu/
こちらは残念ながら法人のみの取り扱い。
機密文書専用箱を購入して宅配便と同じように受け取りに来てくれます。
- A3対応(340×450×280㎜） 箱代396円 処分費 1536円（税込）
- A4対応(250×340×280㎜） 箱代336円 処分費 1286円（税込）
この処分費の中に運賃、溶解手数料、溶解証明書発行手数料が含まれます。
溶解処理後、WEBサイトの中で証明発行が可能になります。
（＝自分で発行手続き）
ダメもとで、個人事業主は対応できるのかと聞いてみましたが、
やはり法人の売掛扱いじゃないとダメとのこと。
ものすごく申し訳なさそうに断られました。
でも一箱からでも箱も購入可能なので、法人には使い勝手がいいと思います。
2.ヤマト運輸 クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービス
機密文書リサイクルサービス https://docrecycle.kuronekoyamato.co.jp/docrecycle/index.html
こちらは個人事業主でも対応可能、佐川急便と同じように取りにきてくれます。
サービスもほぼ同じ流れ、専用段ボール箱は一種類で少し高め。
が、しかしですよ、今は福岡県と佐賀県のみの取り扱いになってます。
2018年8月から再度、全国発売の予定のようです。
HP見ても、新しいサービスのように書いていますが、あえて再度と書いたのは、、
実はこれ、2016年に連絡した時には地域限定ではなく、普通のサービスとして掲載されてました。
私は一番お手軽だったことから、ここにしようと決めて連絡を取りました。
で・す・が、
最寄り事業所から改めて説明に伺うと言われたっきり、待っても何も連絡がこなかったです。
一週間過ぎて、催促もセンターから担当営業所に入れてもらいましたが、
それでも連絡こなかったです。
いつも宅配便持ってくる配達員さんに聞いても、
契約になるから、その説明は別担当でこめんなさいって、それだけ。
今（2018年７月現在）のヤマトさんの諸々のニュースを見てると、
体制的に問題あるんだろうなって思わざるを得ませんでした。
その地域の担当によると思うのですが、
以上の経緯により、
お勧めできません。 なので箱寸法や金額など詳細は、省略いたします。
３.大塚商会 メルティBOX
メルティBOX https://webdirect.tanomail.com/meltybox/
そんなわけで、私が今利用しているのが、大塚商会のメルティBOXです。
個人事業主もOKのサービスです。
流れとしてはサイトで契約、その後簡単な審査があります。
（ほとんど実在するかの電話とメールで確認があるくらい。）
↓
回収依頼用の書式一式が送付されます。
- 取引は口座振替になるため、口座振替用紙、
- 処理を依頼するためのFAX申し込み書
- 箱に貼る管理用ラベルシール
手続きに数日ほどかかり、銀行の口座振替手続きもあるので、少し時間がかかります。
↓
回収箱の前日の指定時間までにFAX,翌営業日もしくは指定日に取りにきてくれます。
↓
溶解処理後、証明書が郵送されます。
大塚商会が窓口ですが、実際は株式会社ワンビシアーカイブズという会社が、
機密保持契約を大塚商会さんと結んで処理しています。
ここは箱の大きさ上限が決まっていて、
縦、横、高さの合計が115cm以下、最大辺５０cm以下の箱であれば、専用箱でなくてもOK
沖縄、離島を除き1箱1200円（税別）
この処分費の中に運賃、溶解手数料、溶解証明書発行手数料が含まれます。
ダンボールも効率よく詰めたいと思ったら、
大塚商会さんの たのめーる https://www.tanomail.comで適応ダンボールが販売されてます。
ちなみに発売が10枚単位なので、置き場所、確保必要ですね。
ただし、法人用のたのめーるにも登録は可能なのですが、自営業は基本代金引換の現金都度払いです。
それが嫌な方はパーソナルたのめーるへの登録を。
私は営業用と自宅用きっちり分けてるので、法人用で発注してます。
パーソナルたのメールでは代金引換、クレジットカード、前払い銀行振込が選択できます。
溶解サービスのメリット・まとめ
他にも色々な会社がサービスを行ってますが、
個人的には大塚商会さんのメルティBOXがオススメです。
そして、溶解サービスはとても有効な書類処理方法だと思います。
シュレッダーも機密情報の有効な手段とは思いますが、
ホチキス外したり、クリップやファイル外したり、
大量であればあるほど手間がかかります。
ですが、
溶解サービスは少量ならクリップつけたまま、
紙製ファイルならそのまま箱に詰めるだけ。
※処理できる限界はきちんとHP確認してください。
しかも溶解証明書も発行されるので、
対外的にも機密情報保持をきちんとしていると示すことができますね。
処理された書類やリサイクルされ、再生紙に生まれ変わり、環境にも優しい処理だと言えます。
（メリットまとめ）
- クリップ、ファイルをいちいち外さずに送って処理してもらえる。
- シュレッダーのように処理手間省ける。
- 対外的に情報保持の姿勢をアピール・証明できる
- リサイクルに回すので、エコ・環境に優しい。
（スポンサーリンク）
Follow me!
